Kiểm Toán Chi Phí Hoạt Động

Kiểm toán viên cần nắm vững kiến thức của thông tư 200 để đảm bảo mình có thể thực hiện tốt phần hành này.

Chi phí hoạt động bao gồm:

  Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong qua trình hoạt động của doanh nghiệp, tùy vào loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí phát sinh sẽ khác nhau. Chi phí quản lý doanh nghiệp thể hiện trong tài khoản 642, gồm các khoản sau:

• Chi phí nhân viên quản lý;
• Chi phí vật liệu quản lý;
• Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng;
• Chi phí khấu hao tài sản cố định;
• Thuế, phí, lệ phí;
• Chi phí dự phòng;
• Chi phí dịch vụ mua ngoài;
• Chi phí bằng tiền khác.

  Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trinhg tiêu thụ sản phẩm hàng hóa dịch vụ. Chi phí bán hàng thể hiện trong tài khoản 641, gồm các khoản cụ thể khác nhau:

• Chi phí nhân viên bán hàng;
• Chi phí vật liệu bao bì;
• Chi phí dụng cụ đồ dùng;
• Chi phí khấu hao tài sản cố định;
• Chi phí dịch vụ mua ngoài;
• Chi phí bảo hành;
• Chi phí bằng tiền khác.

Chi phí bán hàng thực tế phát sinh cần được phân loại tổng hợp đúng các nội dung đã quy định. Cuối kỳ hạch toán, chi phí bán hàng phải được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.

1. Trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán, chúng ta cần thu thập những tài liệu sau:

• Sổ cái (General ledger), Sổ chi tiết
• Chinh sách thanh lý tài sản (nếu có)
• Các hóa đơn, chứng từ liên quan.

2. Các sai sót thường gặp trong việc kiểm toán chi phí:

• Ghi nhận thiếu / thừa chi phí (ví dụ đã trích trước trong kỳ trước, vẫn ghi nhận chi phí trong kỳ sau)
• Hạch toán sai tính chất tài khoản
• Ghi nhận vào sổ kế toán các chi phí không liên quan đến sản xuất kinh doanh trong kỳ
• Chứng từ không hợp lệ (thông tin trên hóa đơn bị sai, không có hóa đơn chứng từ…)
• Các khoản chi như thưởng cho nhân viên, thưởng sáng kiến. Không có quy chế, quyết định của Ban Giám đốc, hội đồng nghiệm thu
• Hạch toán các khỏan phạt chậm nộp thuế, truy thu thuế vào chi phí
• Phân bổ chi phí quản lý và chi phí sản xuất mà không có tiêu thức cụ thể, rõ ràng.

3. Các thủ tục đối với kiểm toán chi phí:

  Tổng hợp theo khoản mục và phân tích sơ bộ

– Lập bảng Tổng hợp chi phí theo cột chỉ tiêu năm trước, năm nay, đối chiếu số liệu giữa báo cáo tài chính với sổ cái, sổ chi tiết.
– Tổng hợp chi phí Quản lý, chi phí Bán hàng, chi phí khác theo khoản mục
– Phân tích biến động giữa năm nay và năm trước: Tìm hiểu nguyên nhân biến động. Khoanh vùng rủi ro để kiểm tra chi tiết (Tránh ảnh hưởng đến tính đại diện của mẫu chọn)

  Thủ tục phân tích chi tiết

– Áp dụng thủ tục phân tích chi tiết cho một số khoản mục như Lương, Thuê nhà, Điện nước…
– Xây dựng mô hình ước tính. Sau đó so sánh số ước tính của kiểm toán viên với số của khách hàng, nếu chênh lệch nhỏ thì có thể bỏ qua, nếu chênh lệch quá lớn, phải điều tra thêm hoặc thực hiện kiểm tra chi tiết.

  Thủ tục kiểm tra chi tiết

– Thực hiện đối với các khoản mục chi phí mà thủ tục phân tích chi tiết là không hiệu quả
– Chọn mẫu một số nghiệp vụ ghi nhận chi phí hoạt động từ sổ cái, thực hiện các thủ tục sau:

+ Kiểm tra chứng từ bổ trợ
+ Đánh giá tính hợp lý, hợp lệ của khoản chi
+ Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ bổ trợ
+ Kiểm tra phê duyệt các khoản chi
+ Kiểm tra các khoản chi phí bị khống chế: Chi phí quảng cáo, tiếp thị, tiếp khách…

  Kiểm tra tính trình bày và đánh giá

– Kiểm tra tính trình bày của chi phí
– Kiểm tra cách phân loại, hạch toán và trình bày chi phí
– Tính công bố đầy đủ các chi phí bất thường (PS ngoại tệ, tiền phạt…)
– Kiểm tra các khoản mục chi phí liên quan (Related Parties)

  Kiểm tra tính đúng kỳ

– Chọn một số nghiệp vụ về chi phí được hạch toán ngày trước ngày khoá sổ để kiểm tra
– Đối chiếu tới phiếu nhập hàng hoặc chứng từ về dịch vụ được cung cấp nhằm khẳng định rằng chi phí đã được ghi nhận đúng kì.

Chú ý khi kiểm tra chi tiết

– Chú ý tính hợp lý, hợp lệ của khoản chi
– Chú ý các điều kiện để được coi các khoản chi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
– Các khoản chi theo quy định của Công ty cần kiểm tra đến các văn bản, quy định, quyết định của Ban Giám đốc
– Các khoản chi theo hợp đồng cần kiểm tra đến các hợp đồng giữa các bên và các phụ lục, điều chỉnh nếu có
– Các khoản phân bổ vào chi phí cần kiểm tra tính hợp lý của cơ sở phân bổ đang được kế toán sử dụng