“Once you open your mouth, you tell the world who you are” – Hẳn bạn đều biết câu nói kinh điển về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với thành công của mỗi người. Đối với các nhà lãnh đạo, kỹ năng giao tiép luôn được xem trọng và nó cũng góp phần không nhỏ trong sự nghiệp của họ. Tuy nhiên, đối với giới kỹ thuật, nhiều khi chìm đắm trong các chương trình, giải pháp kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp của một bộ phận trong giới kỹ thuật khá là có vấn đề. Tuy nhiên, nếu bạn là một người làm kỹ thuật thuần túy, bạn vẫn có thể làm tốt công việc của mình dù kỹ năng giao tiếp không tốt. Nhưng nếu bạn là một người lãnh đạo kỹ thuật, bạn bắt buộc phải cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình để làm tốt cho sự nghiệp của mình.

APT xin giới thiệu bài viết tại Harvard Business School (HBS) về vấn đề này:

Nếu muốn lãnh đạo thành công, bạn phải phát triển kỹ năng giao tiếp tốt. Giao tiếp hiệu quả không chỉ có thể biến đổi văn hóa tổ chức của bạn mà còn cải thiện hiệu suất và năng suất của nó. Bạn có thể trao quyền cho nhân viên, xây dựng niềm tin và thúc đẩy một nơi làm việc tích cực.

Kỹ năng giao tiếp cũng có giá trị đối với các nhà tuyển dụng tiềm năng. Theo phân tích trực tuyến của Trường Kinh doanh Harvard về dữ liệu đăng tuyển kỹ thuật từ Lightcast, khoảng một phần ba số nhà tuyển dụng yêu cầu chúng.

Nếu bạn quan tâm đến việc trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả trong ngành kỹ thuật, thì đây là tổng quan về lý do tại sao kỹ năng giao tiếp lại quan trọng, các kỹ thuật cần thiết để thành công và cách cải thiện kỹ năng lãnh đạo của bạn.

TẠI SAO KỸ THUẬT GIAO TIẾP LẠI QUAN TRỌNG TRONG KỸ THUẬT?

Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ là điều cần thiết cho các nhà lãnh đạo trong các ngành nghề, bao gồm cả kỹ thuật.

Giáo sư Joshua Margolis của HBS, người giảng dạy Lãnh đạo Tổ chức (Organisational Leadership – một khóa học trực tuyến tại HBS), cho biết: “Các nhà lãnh đạo được kêu gọi giao tiếp theo những cách khác nhau và cho những mục đích khác nhau. “Là một nhà lãnh đạo, bạn cần đảm bảo nhóm của mình được cập nhật thông tin và cập nhật những thông tin liên quan mà họ cần để thực hiện công việc của mình hàng ngày.”

Các nhà lãnh đạo kỹ thuật được kỳ vọng sẽ giúp hoàn thành các nhiệm vụ này bằng cách trình bày hiệu quả các khái niệm và thiết kế phức tạp cho các phòng ban và các bên liên quan. Khả năng dịch các chủ đề kỹ thuật thành các thuật ngữ đơn giản hóa và tự tin hỗ trợ các ý tưởng trong toàn tổ chức của họ là rất quan trọng để thành công.

Cho dù kết nối với khách hàng, nhà tuyển dụng mới hay đồng nghiệp, kỹ năng giao tiếp của bạn cũng quan trọng như kiến thức kỹ thuật của bạn. Dưới đây là tám kỹ thuật giao tiếp có thể giúp bạn đạt được lợi thế cạnh tranh và thăng tiến trong sự nghiệp với tư cách là một nhà lãnh đạo kỹ thuật.

1. Tích cực lắng nghe

Các nhà lãnh đạo hiệu quả thực hành lắng nghe tích cực và cho thấy họ quan tâm đến nhóm của mình bằng cách hỏi ý kiến, ý tưởng và phản hồi của họ. Là một nhà lãnh đạo, lợi ích lớn nhất của việc lắng nghe tích cực là hiểu được đối tượng của bạn. “Điều này có nghĩa là hiểu – thậm chí đồng cảm – với người đối thoại của bạn và điều chỉnh hoạt động giao tiếp của bạn để phù hợp với người đó,” Margolis viết trong giáo trình Lãnh đạo tổ chức.

Dưới đây là các mẹo để thực hành lắng nghe tích cực với nhóm của bạn:

• Dành cho họ sự quan tâm đầy đủ của bạn.
• Tránh phiền nhiễu, chẳng hạn như các cuộc gọi điện thoại hoặc email.
• Chống lại cám dỗ cắt ngang bằng ý kiến và ý tưởng của riêng bạn.
• Thể hiện ngôn ngữ cơ thể cởi mở, tích cực để cho thấy bạn đang lắng nghe.
• Viết lại hoặc diễn giải những gì đồng nghiệp của bạn đã nói trong câu trả lời của bạn.
• Đặt câu hỏi mở để thu được câu trả lời chi tiết hơn.

2. Đặt câu hỏi

Đặt câu hỏi là điều cần thiết để lắng nghe tích cực vì nó cho phép bạn hiểu rõ hơn về quan điểm của người khác, học được điều gì đó mới hoặc làm rõ điều gì đó mà họ đã nói. Ví dụ: các cụm từ như “hãy cho tôi biết thêm”, “hãy xác định điều đó cho tôi” và “hãy giải thích ý của bạn” có thể gợi ra câu trả lời tốt hơn so với câu hỏi “có” hoặc “không”.

Bằng cách đặt câu hỏi đúng, bạn có thể hiểu rõ hơn về những gì nhóm của bạn cần để thành công.

3. Luyện nói trước đám đông

Trở thành một nhà lãnh đạo kỹ thuật đòi hỏi kỹ năng giao tiếp và thuyết trình trước công chúng để chia sẻ các khái niệm nghiên cứu, dữ liệu và kỹ thuật với các thành viên trong nhóm và khách hàng.

Theo Lãnh đạo Tổ chức, các nhà lãnh đạo phải nắm vững “sáu chữ C trong giao tiếp”:

• Lòng trắc ẩn (Compassion): Truyền đạt sự hiểu biết đồng cảm về một tình huống và khán giả của bạn
• Rõ ràng (Clarity): Đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng đối với người không quen thuộc với một tình huống nhất định
• Tính súc tích (Conciseness): Đảm bảo thông điệp của bạn không dài hơn mức cần thiết và truyền đạt điểm trọng tâm
• Kết nối (Connection): Xây dựng kết nối cảm xúc với khán giả của bạn
• Niềm tin (Conviction): Truyền cho người đối thoại cảm giác về sự đầu tư cũng như cam kết cá nhân của bạn
• Can đảm (Courage): Thể hiện sự tự tin khi đối mặt với sự không chắc chắn, rủi ro hoặc nguy hiểm

Để phát triển kỹ năng nói trước đám đông tốt hơn, đây là những phương pháp hay nhất có thể giúp ích:

• Để ý ngôn ngữ cơ thể của bạn.
• Học những diễn giả vĩ đại trước công chúng.
• Tập kiểm soát giọng nói và hơi thở.
• Chuẩn bị các luận điểm và diễn tập phần trình bày của bạn.
• Hiểu biết khán giả của bạn.

4. Rõ ràng và ngắn gọn

Là một nhà lãnh đạo, điều quan trọng là đơn giản hóa thông điệp của bạn, nói cụ thể và thiết lập các mục tiêu rõ ràng cũng như chỉ số hiệu suất cho các dự án và sáng kiến của nhóm bạn.

“Điều quan trọng là phải rõ ràng và nhất quán về cách thức mà tầm nhìn và chiến lược của bạn dành cho tổ chức sẽ giúp tổ chức hoàn thành sứ mệnh của mình,” Margolis viết trong cuốn sách Lãnh đạo tổ chức.

Điều này có thể dẫn đến ít nhầm lẫn hơn xung quanh các ưu tiên và thu hút nhân viên của bạn. Tương tự như vậy, khi trình bày cho những khách hàng không có cùng chuyên môn với bạn, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích khi giải thích các thuật ngữ và khái niệm kỹ thuật.

Một cách tiếp cận hữu ích khác là xác định tầm nhìn, mục đích và chiến lược của tổ chức bạn để viết một tuyên bố về định hướng. Theo Giáo sư Anthony Mayo của HBS, người cũng giảng dạy về Lãnh đạo Tổ chức, nên:

• Gặp nhân viên của bạn tại nơi họ đang ở.
• Cho họ biết tổ chức đang đi về đâu.
• Đưa ra một lộ trình về cách họ có thể thu hẹp khoảng cách giữa hai bên.

Cách bạn truyền đạt hướng đó cũng rất cần thiết, đặc biệt là đối với các dự án kỹ thuật.

Mayo nói: “Để thu hút mọi người tham gia, họ cần nắm bắt được những gì bạn đang truyền tải, vì vậy họ rất vui khi được cùng bạn biến hướng đó thành hiện thực.

5. Thể hiện sự đồng cảm

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất cần thiết để giao tiếp hiệu quả là trí tuệ cảm xúc, hoặc khả năng hiểu và quản lý cảm xúc của bạn và của người khác. Bạn càng thừa nhận và hiểu cảm xúc và trải nghiệm của các thành viên trong nhóm tốt hơn, thì họ càng cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao.

Phát triển sự đồng cảm khi một nhà lãnh đạo chạm vào các thành phần bổ sung của “sáu chữ C trong giao tiếp” trong Lãnh đạo Tổ chức. Lòng trắc ẩn, sự hiểu biết đồng cảm về một tình huống và khán giả của bạn, có thể giúp bạn phát triển mối liên hệ với khán giả của mình và điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp.

Trong lĩnh vực kỹ thuật, bạn sẽ cần xây dựng trí tuệ cảm xúc của mình để phát huy những điều tốt nhất ở người khác và nuôi dưỡng các nhóm có hiệu suất cao. Bằng cách dành thời gian để hiểu mong muốn và nhu cầu của nhân viên, bạn có thể tăng cường sự gắn kết, xây dựng lòng tin và thúc đẩy văn hóa công ty vững mạnh.

6. Nhận và áp dụng phản hồi

Một cách khác để xây dựng lòng tin giữa các đồng nghiệp của bạn và phát triển với tư cách là một nhà lãnh đạo là thông qua phản hồi. Đưa và nhận phản hồi một cách hiệu quả không phải là một công việc dễ dàng, nhưng điều quan trọng là phải cân nhắc cẩn thận bất kỳ nhận xét nào bạn nhận được và đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về chúng.

Khi đưa ra phản hồi, hãy xem xét những điểm này để đảm bảo bạn đang thúc đẩy sự tham gia của nhân viên thay vì ngăn cản nó:

• Rèn luyện sự đồng cảm: Đặt mình vào vị trí của đồng nghiệp và cố gắng hiểu họ đến từ đâu và họ có thể đang trải qua những gì.
• Dành thời gian chuẩn bị: Trước khi đưa ra phản hồi, hãy lên chiến lược cho những gì bạn muốn nói và cách bạn muốn nói.
• Nói cụ thể: Hãy cụ thể khi đưa ra phản hồi để đảm bảo bạn truyền đạt được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Tiết kiệm thời gian tìm hiểu: Luôn kết hợp các câu hỏi khi bắt đầu cuộc trò chuyện để hiểu mọi việc đang diễn ra như thế nào và quan điểm của họ về tình huống đó.
• Tập trung vào tương lai: Chuyển trọng tâm của cuộc trò chuyện từ những gì đã xảy ra sang những gì tiếp theo sau khi đưa ra phản hồi ban đầu.

Các nhà lãnh đạo nên làm gương, vì vậy hãy hành động dựa trên phản hồi bạn nhận được để cho thấy bạn coi trọng nhóm của mình và nghiêm túc trong việc cải thiện. Điều này sẽ khuyến khích nhân viên của bạn làm điều tương tự và giúp tạo ra một nền văn hóa tổ chức mạnh mẽ, hiệu quả.

7. Thiết lập Chiến lược Giao tiếp tại Nơi làm việc

Điều quan trọng là phát triển một khuôn khổ phác thảo cách thức và nội dung mà tổ chức của bạn giao tiếp bên trong và bên ngoài. Điều này đảm bảo tất cả các bên nhận được thông tin phù hợp vào đúng thời điểm.

Theo Tổ chức Lãnh đạo, các nhà lãnh đạo có thể phát triển khuôn khổ này thông qua trí thông minh theo ngữ cảnh. Ở cấp độ cao, trí thông minh theo ngữ cảnh tập trung vào việc hiểu các động lực cũng như bối cảnh cạnh tranh và bối cảnh hình thành và ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của tổ chức bạn.

“Các nhà lãnh đạo có thể áp dụng cách tiếp cận tương tự đối với các mối quan hệ giữa các cá nhân bằng cách tập trung vào trí thông minh theo ngữ cảnh ở cấp độ vi mô,” Mayo nói trong khóa học. “Đó là quá trình bạn phải trải qua để hiểu được điều gì mang lại điều tốt nhất cho người khác và điều chỉnh cách tiếp cận của bạn cho phù hợp với sự hiểu biết đó.”

Ngoài một chiến lược rõ ràng, các kế hoạch truyền thông nội bộ của bạn nên trình bày chi tiết những công cụ mà nhóm của bạn có thể sử dụng để phân phối thông tin – chẳng hạn như nền tảng nhắn tin nhanh, công cụ họp video và phần mềm quản lý dự án – cùng với các hướng dẫn cơ bản để sử dụng chúng.

8. Tạo Văn hóa Tổ chức Tích cực

Giao tiếp có thể dễ dàng và hiệu quả hơn trong một môi trường làm việc tích cực. Theo Tổ chức Lãnh đạo, văn hóa nơi làm việc – tập hợp các giá trị và niềm tin nội bộ được thể hiện trong cách nhân viên tương tác và cư xử – phần lớn bị ảnh hưởng bởi cách các nhà lãnh đạo hiệu quả giao tiếp với nhóm của họ. Nếu văn hóa của tổ chức bạn được thành lập dựa trên sự tin tưởng, tôn trọng và trung thực, nhân viên sẽ dễ dàng lắng nghe những gì bạn nói hơn.

Nói chuyện cởi mở về các mục tiêu, cơ hội và thách thức của tổ chức bạn để thúc đẩy một môi trường trong đó nhân viên cảm thấy được trao quyền để chia sẻ ý tưởng và cộng tác. Điều này cuối cùng sẽ tạo ra một không gian an toàn, khuyến khích sự sáng tạo và tư duy phản biện, đồng thời thể hiện với mỗi cá nhân rằng họ được coi trọng.

NÂNG CAO KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO CỦA BẠN

Bằng cách phát triển những kỹ năng giao tiếp thiết yếu này, bạn có thể đón đầu nhu cầu thay đổi của lực lượng lao động và đạt được lợi thế cạnh tranh trong ngành kỹ thuật. Học và thực hành các kỹ năng giao tiếp hiệu quả là một trong những cách tốt nhất mà bạn, với tư cách là một nhà lãnh đạo kỹ thuật, có thể mang lại giá trị cho tổ chức và phát triển sự nghiệp của mình.