Đối với các chủ doanh nghiệp, ở các mảng chức năng như hành chính, nhân sự, kinh doanh, sản xuất… đôi khi người ta có thể quản lý theo cảm tính. Tuy nhiên, mảng tài chính và mảng kế toán là hai mảng có tính chuyên ngành, chuyên sâu rất cao. Do vậy, các chủ doanh nghiệp thường rất khó để phát triển một cách tốt nhất doanh nghiệp của mình nếu không có sự hiểu biết đầy đủ và chính xác về tài chính và kế toán. Từ cái nhìn tổng quan về tài chính kế toán, các chủ doanh nghiệp có thể biết cách phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp; hiểu rõ tất cả các kênh huy động vốn có thể có hiện nay, quản lý dòng tiền hay định hướng chiến lược cho doanh nghiệp…

Dưới đây là một số các lưu ý dành cho các chủ doanh nghiệp không có xuất phát điểm từ lĩnh vực tài chính, kế toán để đảm bảo doanh nghiệp mình có thể phát triển hiệu quả, tránh xảy ra các rủi ro, gian lận trong quá trình vận hành doanh nghiệp: 

1. Báo cáo tài chính và thuế:

Theo quy định hiện hành thì doanh nghiệp có thể đăng ký nộp báo cáo online và qua hệ thống HTTK của cục thuế, do vậy mà khi có token thì hầu hết các kế toán trưởng có thể tự nộp báo cáo mà không cần thông qua giám đốc. Vô hình chung, rất nhiều giám đốc/chủ doanh nghiệp không hề biết trong báo cáo được nộp có gì, và lý do tại sao nộp và không nộp.

Nếu doanh nghiệp nộp chậm thì HTTK có thể ghi nhận ngày nộp chậm và chắc chắn là sẽ bị áp dụng nộp phạt. Các kế toán cũng có thể nộp bổ sung, thay đổi báo cáo… mà đôi khi giám đốc không hiểu tại sao?

Để tránh các rủi ro này, dù nộp online hay không thì giám đốc/ chủ doanh nghiệp cũng nên yêu cầu kế toán, kế toán trưởng:

– In, gửi thông tin báo cáo hàng tháng.

– In báo cáo đã nộp, ký lưu 01 bản, phòng trường hợp khi kế toán nghỉ đột xuất hoặc gián đoạn trong việc chuyển giao công việc.

Quan trọng nhất là giám đốc phải biết mình đang có các báo cáo nào, có đầy đủ hay không, sổ sách ai đang giữ… phòng một số các trường hợp có thể xảy ra. Ví dụ như:

– Toàn bộ hồ sơ trong 05 năm gần nhất nhân viên dịch vụ thuế giữ hết, làm thế nào xử lý thuế trong trường hợp không thể nào liên hệ được với nhân viên dịch vụ thuế?

– Khi trách nhiệm trong lúc quyết toán thuế bị “đùn đẩy”, kế toán trưởng mới một mực không chịu trách nhiệm và không muốn làm việc với thuế vì một lý do duy nhất, kế toán trưởng cũ chịu trách nhiệm toàn bộ nay đã nghỉ việc? 

2. Lưu ý trong việc loại trừ chi phí ngành quảng cáo, PR…

Đối với các công ty về quảng cáo, dịch vụ PR… thì các chi phí thường hay gặp nhiều vấn đề. Ví dụ như:

– Chi phí nhân công sản xuất thường nhiều, nhưng có rất nhiều nhân công làm bán thời gian, làm theo giờ, … và thường là công ty không lưu CMND copy, không biết công nhân này có mã số thuế hay không, không khấu trừ thuế TNCN và đóng thuế cho công nhân này.

– Chi phí cho PG, PB mỗi sự kiện có thể rất nhiều, trả cũng nhiều tiền nhưng chẳng có chứng từ gì cụ thể. Một điều cần ưu ý là nếu không có hợp đồng, chứng từ trả thuế TNCN 10%… thì khả năng bị loại chi phí rất cao.

– Chi phí cho các nhân công bên ngoài cho các sự kiện như chi phí bốc dỡ, chuyên chở… hầu hết toàn chi tiền mặt, cũng không có chứng từ đảm bảo.

– Chi phí mua ngoài như văn phòng phẩm, bang keo, các vật dụng hổ trợ cho việc bán hàng (POSM) nhỏ lẻ cũng nhiều và vẫn là tiền mặt, ít có hóa đơn và ít có nhà cung cấp thường xuyên.

Vấn đề của ngành này là các chi phí này chiếm tỷ lệ rất lớn mà không có chứng từ chuẩn chứng minh thì kế toán sẽ rất khó khăn trong việc đối chiếu sổ nội bộ và sổ thuế. Từ đó dẫn tới tình trạng hai số liệu lệch nhau quá nhiều gây ra mất cân đối về thuế, vừa có thể bị phạt thuế thu nhập cá nhân, trong khi chi phí không được khấu trừ cho mục đích thuế thu nhập doanh nghiệp.

Để giảm bớt các chi phí bằng tiền mặt này, các doanh nghiệp có thể lên kế hoạch, dự trù kinh phí thật cân nhắc và kĩ lưỡng để giảm bớt các chi phí đột xuất. Sau mỗi dự án, các giám đốc/chủ doanh nghiệp nên kiểm tra và soát xét lại xem có bao nhiêu chi phí đã bị chi ngoài dự toán để tiếp tục các chính sách dự trù cho những dự án tiếp theo. Trường hợp này cũng làm giảm bớt được các ảnh hưởng không hiệu quả và chưa thật sự tối ưu của dự án và doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc chọn được các đối tác tốt hơn.

Trong trường hợp, các doanh nghiệp là một đơn vị trung gian (agency) cho các công ty FMCG chẳng hạn, thì họ còn được phép làm kiểm toán nhà cung cấp (Suppliers’ Audit) và trường hợp này chi phí của doanh nghiệp phải phù hợp với các báo giá mà chính doanh nghiệp đã đưa ra, sau đó mới tính % phí quản lý (management fees)… Một số trường hợp kiểm toán nhà cung cấp cần cân nhắc, ví dụ như:

– Chi phí có chi nhưng không chứng minh được bằng hóa đơn chứng từ cụ thể: ví dụ chi phí cho các ca sĩ, các bạn quản lý của các ca sĩ. Làm cách nào để chứng minh cho các khách hàng là các ca sĩ này có được thuê với mức phí agency đã đưa ra? Phải chăng là lên lập phiếu thu, có chữ ký của ca sĩ hoặc người đại diện hay phải có hình ảnh của họ tại các sự kiện để lưu?

– Các chi phí thuê mặt bằng… cũng cần có đủ hợp đồng và phiếu thu hoặc thông tin chuyển khoản.

– Các chi phí xe cộ đi lại: Trường hợp này thường rất hay bị loại do các doanh nghiệp hay sử dụng hình thức mua hóa đơn, và sau đó một thời gian các công ty bán hóa đơn sẽ ở trong tình trạng “không thể liên lạc được”. Các doanh nghiệp nên cân nhắc thật kĩ trước khi quyết định sử dụng hình thức này, bởi vì sẽ có thể bị phạt từ việc mua hóa đơn.

– Mua hóa đơn khách sạn cùng 1 chỗ liên tục và không chứng minh được là team có cư trú ở địa điểm này.

– Phí gửi của nhân viên khách hàng: Hạn chế cho các nhân viên của khách hàng gửi phí, trường hợp này khi kiểm toán thường sẽ phát hiện ra những trường hợp gửi phí bằng cách đưa hóa đơn đi du lịch đoàn, đi tour… rồi sau đó đưa vào chi phí cho chính họ duyệt chi. Các chi phí này có nằm trong dự toán ngân sách của khách hàng thật (vì chính những người này duyệt), nhưng chỉ khi giám đốc tài chính soát xét lại, nó sẽ thuộc loại chi phí không hợp lý, sẽ cân nhắc kiểm tra và thưởng những khoản chi phí này sẽ rất dễ để phát hiện ra.

Bởi vậy, mỗi một giám đốc, một chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp quảng cáo cần trang bị cho mình không chỉ kiến thức về lãnh đạo, quản lý nhân viên, định hướng kinh doanh… mà kiến thức về tài chính, kế toán cũng là một phần quan trọng, đặc biệt đối với những chủ doanh nghiệp không xuất phát nền tảng từ những ngành này. Hãy phát triển doanh nghiệp của mình trở thành một doanh nghiệp “làm lớn” và “làm đúng”, mà muốn làm đúng thì phải “hiểu đúng”.

Bài, ảnh: Cô Thái Thị Vân Anh (FCCA, CPA)
Giám đốc Công ty TNHH Kiểm toán KTC SCS
Giảng viên môn Hệ thống Kiểm soát nội bộ, Đọc hiểu và phân tích báo cáo tài chính 

---

Học viện APT là tổ chức đào tạo và nghiên cứu chuyên nghiệp trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Tài chính và Quản trị Doanh nghiệp.

Học viện APT thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo chia sẻ về định hướng nghề nghiệp từ những giám đốc điều hành, những nhà quản lý nhiều năm kinh nghiệm tại Big4 và những tập đoàn đa quốc gia.

Học viện APT đào tạo các khóa học về ICAEW CFAB, ICAEW ACA, Kế toán thực hành, Tiếng anh kiểm toán, Quy trình kiểm soát nội bộ, Kiểm toán thực hành.

 

---

Cập nhật thông tin của học viện APT tại:

Website: www.apt.edu.vn
Facebook: facebook.ccom/apt.edu.vn
Email: info@apt.edu.vn
Hotline: 0965 855 969