Trong phần hành hàng tồn kho thì mục tiêu chung của khoản mục này hướng tới như sau: tất cả các hàng hóa tồn kho đều biểu hiện hợp lý trên thẻ kho, bảng cân đối kế toán; tất cả các số dư hàng tồn kho trên Bảng cân đối hàng tồn kho và bảng liệt kê hàng tồn kho phải là hợp lý.

1. Trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán, chúng ta cần thu thập những tài liệu sau:

• Sổ chi tiết tài khoản hàng tồn kho
• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
• Chứng từ kho
• Chứng từ chuyển kho
• Phương pháp tính giá hàng tồn kho
• Các chứng từ khác

2. Các rủi ro và sai sót thường gặp đối với phần hành hàng tồn kho:

• Không kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
• Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.
• Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
• Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
• Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
• Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
• Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
• Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.
• Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.
• Không tách biệt thủ kho, kế toán hàng tồn kho, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
• Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.
• Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
• Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…
• Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.
• Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
• Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
• Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
• Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
• Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
• Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
• Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dung hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
• Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất.
• Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
• Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.
• Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
• Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.
• Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
• Hạch toán sai: hàng tồn kho nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
• Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
• Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
• Phân loại sai tài sản cố định là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
• Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.
• Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
• Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
• Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
• Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về hàng tồn kho nhận giữ hộ.
• Hạch toán nhập xuất hàng tồn kho không đúng kì.
• Đơn giá, số lượng hàng tồn kho âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
• Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
• Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
• Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
• Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật, chưa xử lý phế phẩm.
• Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.
• Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
• Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
• Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
• Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).
• Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

3. Các thủ tục đối với kiểm toán hàng tồn kho:

• Kiểm tra tính đúng kỳ

Kiểm toán viên cần thực hiện các thủ tục để xác nhận tại thời điểm kiểm kê doanh nghiệp đã dừng lại toàn bộ các hoạt động xuất – nhập kho hay không. Việc không dừng lại các hoạt động này sẽ khiến cho kiểm đếm thiếu tính chính xác và ảnh hưởng đến số dư cuối kỳ của hàng tồn kho trên Báo cáo tài chính. Kiểm toán viên cần rà soát số thứ tự của các phiếu xuất nhập trước và ngay sau khi kiểm đếm để đảm bảo tính liên tục. Nếu thứ tự các phiếu xuất nhập trước và sau kiểm đếm là liền nhau sẽ đảm bảo các ghi nhận kế toán là đầy đủ.

• Chứng kiến kiểm kê

– Kiểm toán viên chứng kiến và đánh giá quy trình kiểm kê của khách hàng nhằm đánh giá mức độ tin cậy của Kiểm toán viên đối với Biên bản kiểm kê của khách hàng

– Kết thúc quá trình quan sát kiểm kê, kiểm toán viên phải lập báo cáo và lưu

– Báo cáo kiểm kê phải bao gồm các thông tin nhằm phục vụ cho việc Đánh giá lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

– Báo cáo kiểm kê phải kết luận: Có thể tin cậy vào Biên bản kiểm kê của khách hàng hay không

– Đối với trường hợp hàng tồn kho được kiểm không tại ngày kết thúc năm tài chính, kiểm toán viên phải thực hiện thủ tục đôi chiếu và suy về thời điểm cuối năm.

• Đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với số sách ghi nhận kế toán

Kiểm toán viên đối chiếu số lượng hàng tồn kho đếm thực tế với hàng tồn kho đang được ghi nhận trên sổ kế toán để đảm bảo hàng tốn kho được ghi chép đầy đủ.

• Kiểm tra các khoản mục hàng tồn kho có giá trị cao

Nếu có các loại hàng tốn kho với giá trị cao bất thường, kiểm toán viên cần dành thêm thời gian để kiểm tra số lượng và chứng từ của hàng tồn kho này để đảm bảo giá trị được đánh giá và ghi nhận đúng.

• Kiểm tra các khoản mục hàng tồn kho đã có lỗi trước đây

Nếu khoản mục hàng tồn kho năm trước đã từng có lỗi, kiểm toán viên nên dành thời gian xem xét lại xem năm nay các khoản mục đó còn xảy ra các lỗi tương tự hay không.

• Kiểm tra hàng đang đi đường

Rủi ro của trường hợp này là có một số lượng hàng tồn kho đang trên đường từ kho này sang kho khác trong quá trình kiểm kê. Kiểm toán viên cần xém xét chứng từ chuyển kho để đảm bảo hàng hóa đang ở trạng thái chuyển kho.

• Kiểm tra giá trị mua của hàng tồn kho

Kiểm toán viên cần kiểm tra giá mua của hàng tồn kho và đối chiếu với các chứng từ đi kèm bao gồm hóa đơn của nhà cung cấp, báo giá của các nhà cung cấp để đảm bảo giá mua là hợp lý.

• Rà soát chi phí vận chuyển hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán VAS 02 thì chi phí vận chuyển hàng tồn kho sẽ được ghi nhận vào giá trị của hàng tồn kho. Việc rà soát chi phí vận chuyển để đảm bảo doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ và hợp lý giá trị hàng tồn kho.

• Rà soát giá trị thuần có thể thực hiện

Kiểm toán viên nên rà soát việc ghi nhận giá trị hàng tồn kho bằng cách so sánh giữa giá gốc hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được để đảm bảo giá thấp hơn được ghi nhận lên sổ sách kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán VAS 02.

• Rà soát và tính lại giá vốn của thành phẩm

Kiểm toán viên cần rà soát các loại chi phí bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung bằng cách rà soát lại toàn bộ chứng từ liên quan như phiếu xuất nguyên vật liệu, bảng chấm công và bảng lương của công nhân, các chứng từ mua hàng, mua chi phí. Rà soát xem có chi phí hao hụt bất thường hay không.

Đặc biệt rà soát phương pháp tính giá thành và tính nhất quán của việc áp dụng phương pháp tính giá giữa các năm tài chính với nhau. Kiểm toán viên có thể tính toán lại giá thành của các mẫu hàng tồn kho để đảm bảo phương pháp tính giá thành đang được áp dụng đúng.

• Kiểm tra sản phẩm dở dang

Nếu sản phẩm dở dang chiếm một tỷ lệ lớn trong giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp, Trợ lý kiểm toán cần kiểm tra tỷ lệ hoàn thành của sản phẩm dở dang này để đảm bảo giá trị ghi nhận của sản phẩm dở dang.

• Kiểm tra quyền sở hữu của hàng tốn kho

Kiểm toán viên cần xem xét các chứng từ mua của hàng tồn kho để đảm bảo hàng tồn kho trong kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp chứ không phải hàng của bên thứ ba nào khác.

4. Câu hỏi thực tế áp dụng:

1. Trong các mục tiêu kiểm toán hàng tồn kho sau đây mục tiêu nào luôn được xem là quan trọng nhất:

A   Đầy đủ và ghi chép chính xác
B   Trình bày và công bố
C   Hiện hữu và đánh giá
D   Tất cả

2. Khi nhận hàng hóa cần lập báo cáo nhận hàng và gửi báo cáo nhận hàng cho:

A   Bộ phận bán, bộ phận mua
B   Bộ phận mua, bộ phận kế toán
C   Bộ phận kho, bộ phận mua và bộ phận sản xuất
D   Bộ phận mua, bộ phận kho và kế toán công nợ

3. Trong sản xuất sản phẩm sổ sách kế toán chi phí gồm:

A   Sổ cái
B   Báo cáo tập hợp chi phí
C   Bảng phân bổ và bảng điều chỉnh
D   Tất cả câu trên

4. Hàng tồn kho được trình bày tại phần nào trên bảng cân đối kế toán

A   Tài sản ngắn hạn
B   Tài sản dài hạn
C   Nợ phải trả
D   Nguồn vốn chủ sở hữu

5. Các sai sót liên quan đến hàng tồn kho:

A   Không ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán
B   Ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán
C   Chỉ ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán khi bán hàng đã thu tiền
D   Cả a và b đều đúng

6. Để kiểm tra tính hiện hữu của hàng tồn kho thì kiểm toán viên cần áp dụng phương pháp:

A   Kiểm tra đối chiếu
B   Thực hiện thủ tục quan sát kiểm kê vật chất của hàng tồn kho
C   Cả hai đều đúng
D   Cả 2 đều sai

7. Mục đích của việc chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho là:

A   Đảm bảo cuộc kiểm kê được tổ chức tốt, hiệu quả và nhân sự tham gia kiểm kê đã chấphành tốt hướng dẫn kiểm kê đã được quy định
B   Cung cấp các bằng chứng cụ thể về hàng tồn kho thông qua việc kiểm toán viên trực tiếpthực hiện kiểm kê trên cơ sở chọn mẫu
C   Cả 2 đều đúng
D   Cả 2 đều sai

8. Kiểm toán viên kiểm tra hệ thống sổ chi tiết để đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ cả hệ thống đối với nghiệp vụ mua hàng dựa trên những nguyên tắc nào:

A   Kiểm tra từ sổ kế toán chi tiết đến các chứng từ gốc để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng thựcsự phát sinh và được ghi chép chính xác
B   Kiểm tra từ chứng từ gốc đến sổ kế toán chi tiết để đảm bảo tất cả các nghiệp vụ đã phátsinh đều được ghi nhận đầy đủ và chính xác
C   Cả 2 đúng
D   Cả 2 đều sai